Waar moet je rekening mee houden bij het publiceren van foto’s van jouw bedrijf?

Stel, je wil foto’s die gemaakt zijn door een fotograaf publiceren op de website van jouw bedrijf. De foto’s geven jouw klanten een beeld van de werkzaamheden die jouw bedrijf uitvoert en een aantal van de medewerkers van jouw bedrijf zijn herkenbaar op de foto te zien. Waar moet ik nu rekening mee houden bij het plaatsen van deze foto’s op de website van jouw bedrijf en kan dat überhaupt nog na inwerkingtreding van de AVG?

Onduidelijkheid

In mijn omgeving is er regelmatig onduidelijkheid aangaande het vastleggen van foto’s van de medewerkers van een bedrijf en het publiceren van deze foto’s op een website, social media of in een vaktijdschrift. Wat moet je als bedrijf regelen als je foto’s wil publiceren waarop medewerkers herkenbaar in beeld gebracht worden?

In dit bericht ga ik in op de zaken waarmee een bedrijf rekening dient te houden wanneer het foto’s wil publiceren waar medewerkers herkenbaar op te zien zijn.

Met welke wetten heb je van doen?

Een bedrijf dient bij het publiceren van foto’s van medewerkers rekening te houden met de volgende wetten:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming
• Het Auteursrecht, zoals vastgelegd in de Auteurswet
• Portretrecht. Het portretrecht is een aspect dat wordt genoemd in de artikelen 19 t/m 21 van de Auteurswet.

Om foto’s van medewerkers van jouw bedrijf in offline of online media te plaatsen is het dus van belang dat je met deze bovengenoemde wetten rekening houdt. Er bestaat qua wetgeving geen verschil tussen plaatsing in online of offline media.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort tot AVG, in werking getreden. De AVG (Engels: General Data Protection Regulation (GDPR) is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. Het doel van deze wet is het waarborgen van de bescherming van persoonsgegevens door de bedrijven of overheidsinstanties. Het van kracht worden van deze wet heeft de gemoederen binnen Nederlandse bedrijven flink beziggehouden aangezien deze wet een grote impact heeft op de verwerking van persoonsgegevens door bedrijven.

Meer informatie over de AVG

Op de website van de Authoriteit Persoonsgegevens kun je meer algemene informatie over de AVG vinden.

Portretten

Portretten zijn persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als iemand herkenbaar in beeld is gebracht op een foto, dan bevat die foto’s in principe persoonsgegeven. Het is namelijk met een foto mogelijk om mensen te identificeren.

Omdat uit een foto een ras of etnische afkomst valt af te leiden, is de foto ook een bijzonder persoonsgegeven, volgens de Hoge Raad. In 2016 publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens (vlak voor de in werking treding van de AVG) beleidsregels over cameratoezicht, waar toch iets anders in te lezen viel: “Gelet hierop beschouwt de Autoriteit Persoonsgegevens camerabeelden van een persoon thans, ook om opportuniteitsredenen, niet als bijzondere persoonsgegevens als: het doeleinde van de verwerking niet gericht is op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens dan wel op het onderscheid maken op grond van een bijzonder persoonsgegeven, het voor de verantwoordelijke redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op grond van een bijzonder persoonsgegeven, en de verwerking van die bijzondere persoonsgegevens onvermijdelijk is bij die verwerking. Er moet dus aan alle drie de voorwaarden voldaan zijn om te kunnen zeggen dat er geen sprake is van een bijzonder persoonsgegeven als iemand herkenbaar in beeld is gebracht.

De AVG maakt een onderscheid tussen ‘gewone’ en bijzondere’ persoonsgegevens. Voor bijzondere persoonsgegevens zoals godsdienst en ras gelden strengere regels. Nu was er wat discussie of een foto een ‘bijzonder persoonsgegeven’ is. Je legt immers van de geportretteerde het ras vast. De discussie kwam voort uit artikel 14 van de AVG. In dit artikel wordt gedefinieerd wat bijzondere persoonsgegevens zijn:
“persoonsgegevens die het resultaat zijn van een specifieke technische verwerking met betrekking tot de fysieke, fysiologische of gedragsgerelateerde kenmerken van een natuurlijke persoon op grond waarvan eenduidige identificatie van die natuurlijke persoon mogelijk is of wordt bevestigd, zoals gezichtsafbeeldingen of vingerafdrukgegevens”.

Job Hengeveld, een in o.a. ict- en privacyrecht gespecialiseerde advocaat die ook het boek  “Straatfotografie – over gedrag en wat er mag” schreef, vertelde tijdens een seminar voor leden van de Dupho (beroepsorganisatie voor vakfotografen) dat we ons hier geen zorgen over hoeven te maken. (Portret)foto’s zijn volgens hem namelijk geen bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer is er sprake van een specifieke technische verwerking zoals de AVG dat in artikel 14 noemt? Hengeveld haalt overweging 51 uit de AVG aan:

“De verwerking van foto’s mag niet systematisch worden beschouwd als verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, aangezien foto’s alleen onder de definitie van biometrische gegevens vallen wanneer zij worden verwerkt met behulp van bepaalde technische middelen die de unieke identificatie of authenticatie van een natuurlijke persoon mogelijk maken.”
Volgens hem bedoelt de AVG hiermee dat een “gezichtsafbeelding” alleen een bijzonder persoonsgegeven is als de afbeelding van het gelaat door technische hulpmiddelen wordt gebruikt ter identificatie of authenticatie. Zoals met camera’s op Schiphol het geval is bijvoorbeeld. Een portretfoto gemaakt voor artistieke of journalistieke doeleinden valt dus volgens hem niet onder bijzondere persoonsgegevens.

In overweging 4 van de AVG staat nog iets interessants, namelijk dat het recht op bescherming van persoonsgegevens geen absolute gelding heeft. Dat het tegen andere grondrechten moet worden afgewogen. Zoals de vrijheid van meningsuiting en informatie en de vrijheid van ondernemerschap.

In artikel 85 van de AVG komt dit terug: “recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie, daaronder begrepen de verwerking voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen”.

M.a.w. de vrijheid van expressie mag niet in het geding komen. Bedrijfsfotografie valt, net zoals andere foto’s, volgens Hengeveld onder de vrijheid van expressie. Enige uitzondering zijn pasfoto’s, omdat die volgens bepaalde normen gemaakt moeten worden en creativiteit daarbij niet toegestaan is.

Kortom, eigenlijk is er met betrekking tot fotografie niet zo heel veel veranderd t.o.v. van het aloude portretrecht.

Gebruiksgronden

De AVG kent een aantal gebruiksgronden, op basis waarvan persoonsgegevens door een bedrijf verwerkt mogen worden.

• Toestemming van de betrokken persoon.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Portretrecht

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende situaties:

• Het portret is gemaakt in opdracht van de afgebeelde persoon. Hiertoe wordt ook gerekend de situatie waarin de opdracht is gegeven namens of ten behoeve van de geportretteerde persoon, bijvoorbeeld als een bedrijf opdracht geeft om een portret van de directieleden te maken. NB: het geven van een opdracht tot maken van een portret betekent uiteraard niet dat hiermee ook toestemming is gegeven voor publicatie van dat portret door de fotograaf.
• Het portret is niet in opdracht van (of ten behoeve van) de afgebeelde persoon gemaakt. Dit is gewoonlijk het geval bij het werk van persfotografen, modefotografen en bij ’toevallig’ gemaakte afbeeldingen, bijvoorbeeld straatfotografie.

Auteursrecht

“Het auteursrecht is het uitsluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld.” (Artikel 1 Auteurswet).

Op basis van de auteurswet bepaalt de fotograaf in beginsel hoe, waar en wanneer de gemaakte foto wordt verveelvoudigd of gepubliceerd.  Auteursrecht is automatisch, in elk geval in de (vele) landen die de Berner Conventie ondertekend hebben: zodra iemand een werk maakt, rust daar in die landen auteursrecht op. Een foto hoeft dus niet te worden gedeponeerd om auteursrecht te laten gelden voor de betreffende foto.

Door middel van een licentie overeenkomst kan de fotograaf een licentie of wel gebruiksrecht voor het verveelvoudigen of publiceren van de foto overdragen aan een licentiehouder. Deze kan nu de foto gebruiken voor de gewenste doeleinden, mits hiermee voldaan wordt aan de voorwaarden die in de licentie overeenkomst zijn opgenomen. Je kunt hierbij denken aan voorwaarden ten aanzien het medium waar de foto gepubliceerd mag worden en voorwaarden ten aanzien van naamsvermelding bij publicatie. Wanneer er geen voorwaarden worden verbonden aan het gebruik van de foto’s op basis van een licentie overeenkomst, dan wordt dit ook wel de term “rechtenvrij” gebruik voor een onbeperkt gebruiksrecht. Deze term levert echter nogal wat verwarring op.

Je kunt de Auteurswet nalezen op de website van de overheid.

Overdracht van auteursrechten

Naast het verlenen van een gebruiksrecht voor gebruik van de foto’s kan de fotograaf de auteursrechten overdragen aan een andere partij. De fotograaf ontvangt hiervoor doorgaans een hogere vergoeding dan in het geval van het verlenen van het gebruiksrecht. In het geval van overdracht van auteursrechten heeft de betreffende partij de exclusieve rechten voor exploitatie. De fotograaf heeft in dit geval geen rechten meer voor publicatie van de betreffende foto.
Overdracht van auteursrechten kan plaatsvinden door middel van een notariële akte of een onderhandse akte die door de beide partijen is ondertekend.

Foto’s gemaakt door een medewerker in loondienst.

Als de medewerker die de foto’s heeft gemaakt bij jouw bedrijf in loondienst zijn gemaakt en hij deze foto’s tijdens werktijd heeft gemaak, dat ligt het auteursrecht van de gemaakte foto’s volgens de auteurswet bij de werkgever.

Persoonlijkheidsrecht

Net als het portretrecht is het persoonlijkheidsrecht ook onderdeel van de auteurswet, die beschreven is in de Auteurswet. Maar is nu het persoonlijkheidsrecht?

Tussen de fotograaf en de foto’s die hij maakt bestaat een nauwe, persoonlijke band. De reputatie van de fotograaf wordt immers bepaald door de foto’s die hij maakt en worden gepubliceerd. De Auteurswet geeft bijzondere rechten die deze reputatie beschermen: de zogenaamde persoonlijkheidsrechten (ook wel ‘morele rechten’ genoemd).

Het persoonlijkheidsrecht houdt in dat de fotograaf bezwaar kan maken tegen publicatie van de foto’s die hij heeft gemaakt onder een andere naam. Daarnaast kan de fotograaf bezwaar maken tegen aanpassing of verminking van de werken.

Het persoonlijkheidsrecht voor foto’s kan niet worden overgedragen aan iemand anders. Ook indien de fotograaf het auteursrecht van de foto’s die hij heeft gemaakt heeft overgedragen aan bijvoorbeeld een uitgever. De fotograaf kan wel een deel van zijn persoonlijkheidsrecht overdragen. Zo kan de fotograaf met een ander overeenkomen dat hij zich niet verzet tegen het weglaten van een naamsvermelding.  Hij behoudt echter te allen tijd het recht om bezwaar te maken tegen aanpassing van zijn foto’s.

Wat moet je als bedrijf nu regelen?

Okay, maar wat moet je nu allemaal regelen als je een foto wil publiceren waarop medewerkers herkenbaar te zien zijn.

Laat ik het even samenvatten welke stappen je moet zetten bij het plaatsen van de foto’s.

Auteurswet

1. Maak afspraken met de fotograaf over licenties voor een gebruiksrecht op de foto’s,

óf

2. Maak afspraken met de fotograaf over de overdracht van het auteursrecht.

Portretrecht

1. Indien het een portret betreft dat in opdracht is gemaakt: vraag toestemming van de geportretteerde,
2. Indien het niet een portret betreft dat in opdracht is gemaakt: beoordeel of er een redelijk belang kan bestaan tegen publicatie. Indien dit redelijke belang tegen publicatie er niet is, dan kun je de foto publiceren.

Persoonlijkheidsrecht

1. Vermeld de naam van de fotograaf bij de foto wanneer je deze publiceert.
2. Voer geen aanpassingen door aan de foto zonder goedkeuring van de fotograaf.

Een overzicht hiervan vind je ook in de cheatsheet.

Afsluitend

Hopelijk heeft dit bericht je duidelijkheid gebracht ten aanzien van de aandachtspunten bij publicatie van foto’s van je medewerkers. Ik ben benieuwd naar jouw reactie naar aanleiding van dit bericht. Laat gerust hieronder een reactie achter.